Thẳng thắn mà không mất lòng (Bài học cho sếp)

by cute baby fat Tue Aug 10, 2010 9:45 am

Các sếp
rất dễ bị xem là kém cỏi và không khéo léo khi "nói toạc móng heo"
những gì họ đang nghĩ trong đầu với đối tác hoặc nhân viên. Chỉ cần người nghe
lĩnh hội theo cách khác với ý định ban đầu thì cuộc hội thoại sẽ trở nên kém
hiệu quả và mối quan hệ cũng bị ảnh hưởng không nhỏ.

Trong quan hệ công việc, kỹ năng giao tiếp luôn được
đòi hỏi ở mức độ chuyên nghiệp khá cao. Điều đó buộc các sếp phải tự tạo cho
mình phong cách giao tiếp, phát ngôn chỉn chu, dung hoà giữa tính thẳng thắn
của mình với một chút khéo léo, lịch thiệp.

Sau đây là một vài mẹo nhỏ để giúp bạn tự trau chuốt
lại kỹ năng ăn nói của mình, để vừa tỏ ra thẳng thắn, thể hiện rõ ràng được
quan điểm vừa lịch sự, khéo léo và thu hút người nghe:

* Trong quá trình đối thoại, hãy cố gắng thu thập
càng nhiều thông tin càng tốt trước khi phát ngôn. Với nhiều thông tin thu thập được từ đối phương, bạn
sẽ củng cố được tính chính xác cho lời nói của mình, do đó tránh đi việc người
nghe sẽ hiểu không hay về bạn. Bên cạnh đó, một khi chưa nắm bắt được toàn bộ
diễn tiến, nội dung của vấn đề, các sếp khoan hãy đem ra kết luận của mình và
khăng khăng đó là cách đúng đắn duy nhất.

- Cụ thể: Sẽ là không hay chút nào nếu nhà
lãnh đạo nhận định: “Ý kiến này khó có thể làm nên chuyện”, thay vào đó,
hãy nói: “Thực tình tôi cũng chưa hiểu hết đề xuất của anh để xem xét liệu
nó có góp phần tăng lợi nhuận lên nhiều hơn không. Anh trình bày rõ ràng thêm
được không?”

* Hãy kiểm tra lại tất cả những giả thiết mà bạn nghĩ
đến trong khi đối thoại. Nếu như bạn
chợt nghĩ đến một khả năng nào đó, hãy hỏi lại ngay đối phương. Bản năng bộ lọc
thông tin của chúng ta trong khi giao tiếp thường đôi khi dẫn đến việc mình
hiểu nhầm lời nói hoặc mục đích của người khác. Bởi vậy, tốt nhất là bạn hãy
làm rõ ràng tất cả những giả thiết trước khi chúng gây hiểu nhầm và rắc rối to.

- Cụ thể: Sếp không nên “đùng đùng” nổi giận: “Anh cho tôi là kẻ ngoại đạo, và
đang xem thường tôi lắm chứ gì?”. Bạn hãy bình tĩnh hơn: “Tôi chợt nghĩ
là hình như anh cho rằng tôi không nên tham gia vào kế hoạch bởi tôi không thể
khá hơn anh trong lĩnh vực này, đúng vậy không nhỉ?”.

* Tìm cách tập trung mọi người vào chỉ tiêu và mục
đích công việc. Hãy tạo nên nhiều
điểm tương đồng chung giữa tất cả mọi người, và từ đó thể hiện, chia sẻ quan
điểm chính thức của bạn. Có vậy, mọi người mới thực sự lĩnh hội ý định của bạn
mà không đánh mất đi những nội dung chính bạn muốn nhắm vào.

- Cụ thể: Nếu
bạn nói với nhân viên là: “Tôi không đồng ý kiểu làm ăn thế này, tôi muốn
tiêu chuẩn cao hơn nữa”, liệu có cụ thể được điều gì với cấp dưới của bạn?
Hãy tạo một không gian chia sẻ vì mục đích chung: “Tôi rất lo lắng về cách
làm việc của chúng ta hiện nay, nó dễ gây phản cảm cho khách hàng lắm. Tôi muốn
các bạn cùng tôi đề xuất những cách thức hay hơn để đạt được mục tiêu đã đề ra.”

* Hãy tỏ ra khiêm tốn hơn: Cuộc hội thoại giữa hai người sẽ chẳng đâu vào đâu
nếu bạn chỉ lo tập trung cố gắng thuyết phục người khác rằng ý kiến và quan điểm
của bạn là đúng đắn. Thay vào đó, các nhà lãnh đạo hãy tạo thói quen đặt mình
vào vị trí của người khác, và chứng minh tại sao mình lại có quan điểm như vậy.
Hãy luôn nhận thức rằng quan điểm của mình không phải bao giờ cũng đúng đắn,
cho dù bạn là lãnh đạo. Tinh thần khiêm tốn ấy sẽ giúp bạn dễ dàng hoà mình vào
các cuộc đối thoại và thu hút, hiệu quả hơn trong giao tiếp.

- Cụ thể: Sếp
sẽ bị cho là bảo thủ nếu phát ngôn: “Rõ ràng là chúng ta không thể triển
khai ý kiến đó được. Mọi người hãy làm theo cách của tôi đi, nếu không mọi
chuyện sẽ chẳng đâu vào đâu!”. Thái độ khiêm tốn sẽ giúp ích cho bạn nhiều
hơn: “Anh hãy trình bày rõ ý kiến của anh đi, để chúng ta cùng xem nó có ích
gì không. Sau đó, tôi sẽ đề xuất ý kiến khác của tôi.”

* Lưu ý cách vào đề: Đừng quá chú trọng chứng
minh là “tôi đang nói thật đấy”. Hãy khéo léo dẫn dắt mọi người vào vấn
đề mà bạn đang muốn thảo luận, gợi cho họ một vài dự đoán về những gì mà bạn
sắp nói ra.

- Cụ thể: Khi
sếp nói: “Sau đây tôi xin trình bày một vài điều tôi mà tôi cảm nhận và suy
nghĩ…”, nghe chẳng hấp dẫn chút nào! Hãy nói: “Trước khi chúng ta bắt
đầu thảo luận, tôi muốn các bạn hiểu rằng những gì tôi sắp nói là rất thực tâm.
Các bạn hoàn toàn thoải mái để nghe tôi nói thật chứ?”

Chúc các "sếp" thành công. hihi